Ang komunikasyon ay mahalaga sa tagumpay ng anumang organisasyon. Ito ay isang uri ng "circulatory system" ng anumang negosyo. Ang matagumpay na mga executive, nangungunang mga tagapamahala at karampatang mga propesyonal ay nakamit ang tagumpay higit sa lahat dahil sa mga kasanayan sa komunikasyon. Kung paano palakasin at sabay-sabay na bumuo ng interpersonal, grupo at organisasyonal na komunikasyon ay ilalarawan nang detalyado sa aming artikulo.
Proseso ng komunikasyon - ano ito?
Ang Ang komunikasyon ay isang pamamaraan para sa pagpapalitan ng impormasyon, batay sa kung saan nakukuha ng manager ang impormasyong kinakailangan para sa paggawa ng mga epektibong desisyon, at dinadala din ang mga desisyong ginawa sa mga empleyado ng negosyo. Sa kaso ng mahinang pagganap ng komunikasyon, ang mga desisyon ay maaaring maging mali. Hindi lubos na mauunawaan ng mga tao kung ano ang hinihiling ng mga awtoridad sa kanila, at ito ay puno ng pagkasira ng mga interpersonal na relasyon. Ang pagiging epektibo ng mga proseso ng komunikasyon ay madalas na tinutukoy ngang kalidad ng mga desisyon at kung paano ito ipapatupad sa hinaharap.
Ang impormasyon ay gumaganap ng isang espesyal na papel sa pagpapatupad ng interpersonal at organisasyonal na komunikasyon. Ito ang resulta ng komunikasyon, ang panlabas na pagpapakita ng pamamaraang komunikasyon. Ang impormasyon ay sumasakop sa isang espesyal na lugar sa pandiwang pag-uugali ng isang tao. Ito ay pumasa mula sa isang paksa patungo sa isa pa. Kasabay nito, ang mga indibidwal, grupo o buong organisasyon ay maaaring kumilos bilang mga paksa dito.
Maaaring gawin ang komunikasyon sa pamamagitan ng paghahatid ng mga ideya, opinyon, kasanayan, katotohanan, persepsyon o sensasyon. Nangangailangan ito ng pagkuha ng nais na tugon bilang tugon. Kasabay nito, dapat itong isaalang-alang na ang sistema ng komunikasyon at impormasyon ng organisasyon ay iba't ibang mga phenomena, kahit na sila ay magkakaugnay. Kaya, ang komunikasyon ay hindi lamang kung ano ang ipinadala, kundi pati na rin kung paano ipinadala ang "isang bagay" na ito. Ang impormasyon ay mahalagang bahagi lamang ng proseso ng komunikasyon.
Sistema ng Komunikasyon ng Organisasyon
Ang komunikasyon ay isang proseso kung saan ang dalawa o higit pang tao ay nagpapalitan ng ilang partikular na impormasyon. Ang pangunahing layunin ng komunikasyon sa organisasyon ay upang makamit ang isang pag-unawa sa impormasyon na ipapalit. Pagkatapos ng lahat, ang mismong katotohanan ng palitan ay hindi ginagarantiyahan ang tagumpay ng ipinatupad na pamamaraan.
Ang sistema ng komunikasyon sa organisasyon ay binubuo ng ilang paksa:
- sender - isang taong bumubuo ng ideya o pumipili ng impormasyon para sa paghahatid;
- channel - isang paraan ng pagpapadala ng isang hanay ng impormasyon;
- recipient - ang taong tumatanggap ng impormasyon at binibigyang-kahulugan ito;
- mensahe - direktang impormasyong naka-encode sa isang serye ng mga partikular na character.
Nagpadala at tatanggap ang dalawang pangunahing entity. Sa proseso ng komunikasyon, dumaan sila sa ilang magkakaugnay na yugto. Ang kanilang gawain ay upang bumuo ng isang mensahe at gumamit ng isang channel upang ipadala ito sa paraang ang parehong partido ay nagbibigay-kahulugan sa orihinal na ideya sa parehong paraan. Ito ay isang medyo mahirap na gawain, dahil ang bawat karagdagang hakbang ay maaaring masira ang kahulugan ng ideya.
Ang apat na yugto ng interpersonal at pang-organisasyong komunikasyon ay ganito ang hitsura:
- pagbuo ng ideya;
- coding at pagpili ng gustong channel ng paghahatid ng impormasyon;
- paghahatid ng impormasyon;
- decoding.
Kaunti pa tungkol sa bawat hakbang.
Mga elemento ng komunikasyon
Kadalasan, ang pamamaraan ng komunikasyon ay maaaring tumagal lamang ng ilang segundo, at samakatuwid, medyo mahirap na tukuyin ang anumang partikular na yugto dito. Gayunpaman, tinukoy at sinuri ng mga sosyologo ang apat na pangunahing yugto ng proseso ng komunikasyon.
Ang unang yugto ay tinatawag na pagbuo ng ideya. Ang komunikasyon sa organisasyon ay isang pamamaraan na nagsisimula sa pagbabalangkas ng ilang impormasyon. Niresolba ng nagpadala ang problema sa pamamagitan ng paghahatid ng mensahe. Kadalasan ang gayong mga pagtatangka ay nabigo na sa unang yugto, dahil ang nagpadala ay hindi gumugugol ng sapat na oras sa pag-iisip tungkol sa ideya.
Maraming eksperto ang nagbibigay-diin sa kahalagahan, maging ang nangingibabawhalaga ng unang yugto. "Huwag magsimulang magsalita bago ka magsimulang mag-isip," minsang sinabi ni Jefferson Davis, isang bayani ng American Civil War. Dapat mong palaging isipin ang ideya na nais mong iparating sa tatanggap. Kailangan mong tiyakin ang kaugnayan at kasapatan ng ideyang ito, gayundin ang partikular na sitwasyon at layunin.
Ang pangalawang hakbang ay tinatawag na pag-encode at pagpili ng channel. Ang kulturang pang-organisasyon ng komunikasyon ay nangangailangan ng repormasyon ng ideya na nais iparating ng nagpadala sa ilang mga simbolo. Maaari itong mga salita, kilos, intonasyon o iba pa. Ito ang coding na ginagawang kumpletong mensahe ang isang ideya.
Upang maihatid nang maayos ang ideya, dapat pumili ang nagpadala ng channel na tugma sa uri ng mga character na ginagamit para sa pag-encode. Ang pinakakilala ay ang pagsasalita, pagsulat, at iba't ibang uri ng elektronikong media: mga pag-record ng video, e-mail, mga computer, atbp. Hindi posible ang pagpapadala ng materyal kung ang channel ay hindi angkop para sa pisikal na anyo ng mga napiling karakter. Dapat ding tandaan na ang pagiging epektibo ng mga proseso ng komunikasyon ay maaaring mabawasan kung ang channel ay hindi tumutugma sa ideya na binuo sa unang yugto.
Ang ikatlong yugto sa pamamaraan ng komunikasyong interpersonal, grupo o organisasyon ay ang direktang paghahatid ng impormasyon. Ginagamit ng nagpadala ang channel upang ihatid ang mensahe - ang naka-encode na ideya ay pisikal na ipinadala.
Sa wakas, ang huling hakbang ay tinatawag na decoding. Isinasalin ng receiver ang mga natanggap na character na binubuo ng nagpadala sasariling kaisipan. Ang pagkumpleto ng komunikasyon ay konektado sa pagbabalangkas ng ideya ng dalawang paksa ng proseso.
Mga uri ng komunikasyon
Ang komunikasyon sa organisasyon ay isang malawak at napakaraming proseso na naglalaman ng maraming iba't ibang elemento. Ayon sa pinakakaraniwang pag-uuri, ang pamamaraan ng komunikasyon ay nahahati sa panloob at panlabas. Ang panlabas na proseso ay ang pakikipag-ugnayan sa pagitan ng organisasyon at ng panlabas na kapaligiran. Bukod dito, ang mga panlabas na salik ay malakas na nakakaimpluwensya sa mga aktibidad ng organisasyon.
Ang mga negosyo ay gumagamit ng iba't ibang paraan upang makipag-ugnayan sa mga bahagi ng kanilang panlabas na kapaligiran. Ang mga kasalukuyang potensyal na mamimili ay tumatanggap ng kinakailangang impormasyon sa pamamagitan ng advertising o iba pang paraan ng pag-promote ng mga kalakal. Ang pinakamahalaga dito ay isang partikular na larawan na bumubuo sa imahe ng organisasyon.
Ang pangalawang uri ng komunikasyon ay tinatawag na panloob. Ito ay mga intra-organizational na link sa pagitan ng iba't ibang antas at departamento. Maaari silang maging pormal o impormal.
Ang mga link sa pormal na komunikasyon ay mga phenomena na tinutukoy ng istruktura ng organisasyon ng enterprise, ang ugnayan sa pagitan ng mga antas ng pamamahala at mga functional unit. Ang mga impormal na komunikasyon ay ang tinatawag na "channel ng tsismis". Ang mga alingawngaw ay hindi palaging itinuturing na hindi tumpak na impormasyon. Ipinapakita ng mga pag-aaral na higit sa 80% ng mga bulung-bulungan ng organisasyon ay may napakatotoo at matatag na batayan ng kaganapan.
Ang komunikasyon sa organisasyon ay ang pinakamalawak na sistema ng mga impormal na channel. Maaaring kabilang dito ang mga sumusunod na uri ng impormasyon:
- pagbabago sa istruktura ng organisasyon;
- mga paparating na promosyon at paglilipat;
- mga detalye ng mga hindi pagkakaunawaan sa organisasyon;
- paparating na mga pagbawas sa produksyon;
- impormal na pagpupulong, atbp.
Ayon sa isa pang klasipikasyon, ang istruktura ng mga komunikasyon sa organisasyon ay nabuo ayon sa mga antas. Kaya, ang mga proseso ng paglilipat ng impormasyon ay maaaring ipatupad nang patayo - iyon ay, maaari silang pababa at pataas. Ang pababang pangkat ng mga proseso ng impormasyon ay ang paglipat ng impormasyon mula sa isang mas mataas na antas patungo sa isang mas mababang isa - halimbawa, kapag ang isang empleyado ay tinanong tungkol sa mga gawain, priyoridad, nais na mga resulta, atbp. Ang mga pataas na komunikasyon ay isinasagawa sa anyo ng mga panukala, mga ulat, mga tala ng paliwanag, atbp.
Dapat mo ring i-highlight ang mga proseso ng komunikasyon sa pagitan ng mga departamento, sa pagitan ng working group at ng mga awtoridad, mga kinatawan ng unyon at pamamahala, atbp.
Mga uri ng mga hadlang sa komunikasyon
Ang pagiging epektibo ng kulturang pang-organisasyon ng komunikasyon ay kapansin-pansing mababawasan dahil sa tinatawag na mga hadlang - interpersonal na mga hadlang. Sa antas ng system, nahahati sila sa ilang uri.
Ang unang hadlang ay maaaring dahil sa mga kundisyong pang-unawa. Ang trabaho ng isang tagapamahala o anumang iba pang kinatawan ng istrukturang namamahala ay upang maunawaan ang kakanyahan ng pang-unawa, upang matukoy ang "katotohanan para sa indibidwal." Ito ay kilala na ang mga tao ay hindi tumutugon sa mga tunay na phenomena sa kanilang kapaligiran, ngunit samga paraan ng pag-unawa sa mga phenomena na ito. Sa pamamagitan ng pag-unawa sa mga salik na nakakaapekto sa pang-unawa, maraming hadlang ang maaaring malampasan.
Ang pinakakaraniwang halimbawa ng perceptual barrier ay ang salungatan sa pagitan ng mga larangan ng aktibidad ng receiver at ng nagpadala. Ang parehong impormasyon ay maaaring bigyang-kahulugan sa iba't ibang paraan depende sa kanilang karanasan. Maaaring makatanggap ng impormasyon ang mga tao nang pili, isinasaalang-alang ang kanilang mga interes, pananaw, kinakailangan at emosyonal na kalagayan.
Ang susunod na hadlang sa komunikasyon ng organisasyon ay tinatawag na semantic. Ang semantika ay ang agham ng paggamit ng mga salita at pagbibigay sa kanila ng kahulugan. Kadalasan ang ilang salita ay humahantong sa hindi pagkakaunawaan, dahil maaari nilang baguhin ang kahulugan nito depende sa konteksto.
Non-verbal barriers ay ang ikatlong pangkat ng mga hadlang sa komunikasyon. Pinag-uusapan natin ang anumang mga character maliban sa mga salita. Ito ay isang ngiti, tense na mukha, nakakunot na kilay, eye contact at marami pa. Partikular na mahalaga dito ay ang intonasyon - kung paano eksakto ang mga salita ay binibigkas. Ang isa at parehong parirala ay maaaring bigyan ng ibang karakter, isang hindi pantay na emosyonal na konotasyon.
Ang hindi epektibong feedback ay ang pang-apat na problemadong salik sa komunikasyon ng organisasyon. Alam ng lahat ang halaga ng hindi bababa sa ilang reaksyon sa ipinadalang mensahe. Kung hindi, ituturing ng isa sa mga partido na nabigo ang komunikasyon.
Paglutas ng problema sa sistema ng komunikasyon ng organisasyon
Sa kasalukuyan, maraming mga diskarte ang binuo paraepektibong malampasan ang mga hadlang sa komunikasyon at pagbutihin ang kahusayan ng komunikasyon sa antas ng mga empleyado ng organisasyon.
Una, dapat bigyang-pansin ng pamamahala ng negosyo ang pagpapaunlad ng mga kasanayan sa komunikasyon ng kanilang mga empleyado. Ang pinakasikat na paraan ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga paksa ay ang aktibong pakikinig. Ang kahulugan ng pamamaraang ito ay nakasalalay sa kakayahan ng nakikinig na tulungan ang tagapagsalita na sabihin nang eksakto kung ano ang nais niyang ipahiwatig sa simula. Mayroong ilang mga prinsipyo ng aktibong pakikinig:
- magtanong, ngunit huwag matakpan ang nagsasalita;
- ibigay ang kausap sa iyo, bumuo ng palakaibigan at mainit na kapaligiran;
- magpasensya at iwasan ang salungatan sa yugto ng pag-aaral;
- magpakita ng pakikiramay at interes sa kausap;
- subukang i-neutralize ang mga distractions, iwasan ang panghihimasok sa labas.
Pangalawa, kailangang linawin ng mga boss ang kanilang sariling mga kagustuhan at ideya bago ipasa ang mga ito. Kinakailangang regular na mag-isip at magsuri ng mga isyu at problema na kailangang gawing object of transmission.
Maaaring makamit ang mahusay na komunikasyon sa organisasyon sa pamamagitan ng paggamit ng mga diskarte gaya ng pagbibigay ng feedback, "pagtingin mula sa labas", pagiging madaling kapitan sa mga potensyal na problema, atbp.
Komunikasyong interpersonal
Anumang anyo ng komunikasyong pang-organisasyon ay ituturing na matagumpay lamang kung ang mga pangunahing elemento nito ay husay na nabuo -phenomena ng interpersonal na komunikasyon. Paano tama ang disenyo ng komunikasyon sa pagitan ng dalawa o higit pang mga paksa? Para makapagsimula, may ilang prinsipyong dapat tandaan:
- irreversibility ng pagkasira ng sinabi o ipinadala;
- feedback bilang isang kailangang-kailangan na kondisyon ng proseso ng komunikasyon;
- irreversibility at inevitability of interpersonal communication in society.
May tatlong pangunahing paraan ng komunikasyon. Ito ay isang kilalang dialogue, monologue at polylogue. Ito ang huling anyo na gumaganap ng isang espesyal na papel sa pagbuo ng isang organisasyonal na paraan ng komunikasyon.
Mga paraan upang i-optimize ang mga proseso ng komunikasyon
Bigyang pansin ang feedback. Ito ay isang mahalagang elemento ng komunikasyon sa organisasyon. Ang papel ng bahaging ito ay hindi maaaring maliitin. Ang pagtugon ang gumagawa ng proseso ng komunikasyon na pinakamahusay at epektibo.
Tandaan na ang feedback ay dapat napapanahon at malinaw na nakabalangkas. Dapat itong maglaman ng isang paraphrase na orihinal na mensahe at isang bilang ng mga tanong na nagpapaliwanag. Hindi kanais-nais na suriin ang orihinal na mensahe - parehong negatibo at positibo.
Ang pinakakaraniwan at maaasahang paraan para makakuha ng feedback ay ang pagtatanong. Kadalasan, kailangan nilang ihambing ang papasok na mensahe sa kung ano ang orihinal na gustong marinig ng tatanggap. Ganoon din sa nagpadala: maaari siyang magtanong ng mga karagdagang tanong sa tatanggap upang maikumpara ang ipinadalang materyal sa kung ano ang orihinal na dapat na binuo.
Para saepektibong pamamahala ng mga komunikasyong pang-organisasyon, kinakailangang subukang bumuo ng mga kasanayan sa teknikal na komunikasyon ng mga empleyado - katulad ng pagsulat ng mga memo, paggamit ng fax, e-mail, atbp.
Ang mga sistema ng pamamahala at isang kultura ng komunikasyon ay dapat na malinaw na maitatag. Ang mga modernong organisasyon ay maaaring gumamit ng "mainit na linya" ng isang uri ng korporasyon - kapag ang mga empleyado ay maaaring gumamit ng pagpapalitan ng impormasyon anumang oras, magtanong ng mga paglilinaw ng mga katanungan, ipahayag ang kanilang mga iniisip at paghatol sa halaga, ayusin ang magkasanib na mga piknik, ekskursiyon, atbp. Ang lahat ng ito ay mga impormal na halimbawa ng komunikasyon sa organisasyon.
Kaya, may ilang mga paraan upang mapabuti ang pagiging epektibo ng komunikasyon sa organisasyon. Kasabay nito, ang isang tanong ay nananatiling may-katuturan: bakit kailangan ang mga pamamaraan ng pagpapalitan ng data at komunikasyon? Ano ang kahulugan ng mga ito at ano ang kahulugan ng mga ito? Subukan nating alamin pa.
Ang kahalagahan ng komunikasyon sa proseso ng organisasyon
Ang modernong panahon sa pag-unlad ng mga proseso ng komunikasyon ay nagpapahintulot sa amin na suriin ang phenomenon na ito bilang isang produkto na tinutukoy ng mga pangangailangan ng panlipunang produksyon. Ang mga tradisyunal na salik gaya ng paggawa, lupa at kapital ay gagana lamang kung epektibong ginagamit ang pagpapalitan ng data at mga pamamaraan ng komunikasyon.
Ang komunikasyon ay nauunawaan bilang isang sistema ng paglilipat at pagtugon ng impormasyon. Ito ay ang pagpapalitan ng kaalaman, intelektwal na pag-aari, iba't ibang uri ng impormasyon, atbp. Ang pamamaraan para sa pagpapakadalubhasa sa mga aktibidad ng komunikasyon sa pamamahala ay naka-highlight saisang espesyal na uri ng propesyonal na serbisyo, ang layunin nito ay ang epektibong pagbuo at karampatang pag-unlad ng lahat ng uri ng kapital ng organisasyon. Maaabot lamang ang layuning ito sa pamamagitan ng paggamit ng mga espesyal na teknolohiya, tool, pamamaraan at mekanismo para sa pagpapadala ng impormasyon.
Nalalaman na kung walang komunikasyon ay walang komunikasyon, at kung walang komunikasyon ay walang katanungan sa pagkakaroon ng alinmang grupo. Kaya, ang komunikasyon ay isang tiyak na kondisyon para sa pag-unlad ng grupo at sa buhay nito.
Ang lahat ng komunikasyon ay maaaring hatiin sa dalawang grupo: pormal at impormal. Kasama sa unang grupo ang mga elemento ng iniresetang uri, iyon ay, ang mga nagaganap sa proseso ng kontrol. Ang mga impormal na uri ng komunikasyon ay may mas maliit na bahagi. Kusang bumangon ang mga ito at kadalasan ay hindi pinag-uusapan. Kasabay nito, alam ng bawat empleyado ang katotohanan ng kanilang pag-iral.
Ang isang tagapamahala o ibang pinuno ay dapat na mahusay na makabisado ang mga paraan ng komunikasyon. Kasama sa kanyang mga responsibilidad ang wastong paggamit ng mga natanggap na tool sa proseso ng komunikasyon, pagtagumpayan ang mga hadlang at hadlang.
Ang pang-organisasyong pag-uugali ng komunikasyon ay upang ihatid ang impormasyon sa mga tagapamahala at mga desisyon sa mga gumaganap. Kung walang mga proseso ng komunikasyon, imposibleng bumuo ng isang organisasyon, gayundin ang pagtiyak ng koordinasyon ng aktibidad ng tao.
Kaya, nakakatulong ang pamamaraan sa paglilipat ng impormasyon sa lahat: nagbibigay-daan ito sa iyong magbigay ng koneksyon sa pagitan ng isang partikular na organisasyon at ng panlabas na kapaligiran, upang ayusinpakikipag-ugnayan ng lahat ng mga tungkulin sa pamamahala at pagkakapare-pareho ng mga desisyong ginawa.
Mga uri ng mga network ng komunikasyon
Kapag pinag-uusapan ang sistema ng komunikasyong pang-organisasyon, kailangang isa-isa ang konsepto ng isang network ng komunikasyon. Dalawang unit ng organisasyon na konektado ng isang linya ay tinatawag na channel. Sa oras ng paglilipat ng impormasyon, maaaring mag-link ang isang channel ng dalawa o higit pang mga unit ng organisasyon. Ito ay kung paano nabuo ang isang network ng impormasyon - isang medyo karaniwang pangyayari para sa anumang organisasyon.
Ang mga network ay bukas at sarado. Ang mga bukas ay walang hadlang sa daloy ng impormasyon sa pamamagitan ng mga magagamit na channel. Ito, halimbawa, ay isang "chain" - isang linear na koneksyon para sa paglipat ng impormasyon. Ang "Chain" ay epektibo para sa paulit-ulit, nakagawiang mga operasyon, ngunit hindi angkop na magtrabaho sa patuloy na pagbabago ng mga kondisyon. Ang isang katulad na pamamaraan ay "Wheel". Ang lahat ng impormasyon ay maaga o huli ay mapupunta sa empleyadong nasa isang sentral na posisyon.
Ang mga saradong network ay limitado sa kung paano ipinapakalat ang impormasyon. Ginagamit ang mga ito ng mga organisasyong nagtatago ng mga lihim ng kalakalan.
