Ang artikulo ay nagbibigay ng mga paliwanag para sa mga konsepto tulad ng papasok at papalabas na dokumentasyon, daloy ng dokumento at istraktura nito, daloy ng dokumento, mode at cyclicality nito, panloob at panlabas na dokumentasyon. Ang mga paraan ng pag-highlight ng kinakailangang impormasyon at ang pag-iimbak nito sa mga kasalukuyang kaso at archive sa panahon ng trabaho sa opisina ay ibinigay.
Mga uri ng daloy ng dokumento
Sa panahong ito ng impormasyon, imposibleng isipin ang operasyon ng anumang istruktura ng produksyon, pagkonsumo, regulasyon o pamamahagi nang walang dokumentasyon. Ang paggawa sa dokumentasyon sa papel ng impormasyon ngayon at electronic boom ay nagiging mas kumplikado. Ang mga tagapagdala ng impormasyon ay nagbabago, ang mga taong nagpoproseso nito ay nagbabago, ang legal na larangan para sa paggamit ng impormasyon ay nagbabago. Ang konsepto at istruktura ng daloy ng dokumento ay napapailalim din sa pagbabago.
Dokumento bilang isang yunit ng daloy ng dokumento
Ang dokumento ay impormasyong naitala sa anyo ng anumang materyal na bagay. Ang isang dokumento ay maaaring isang larawan, video, audio recording, hindi sa banggitinpapel na media at mga file. Ngunit ang isang dokumento ay nagiging isang dokumento lamang kung mayroon itong isang bilang ng mga kinakailangang kinakailangan. Ang mga kinakailangang ito ay tinatawag na mga detalye at mga mandatoryong feature na itinatag ng batas o mga regulasyon para sa ilang uri ng mga dokumento. Para sa pagpaparehistro ng mga dokumento ng organisasyon at administratibo, halimbawa, mayroong GOST R 7.0.97-2016. Ang isa sa pinakamahalagang detalye ay ang petsa ng dokumento (minsan kahit ang oras).
Ano ang daloy ng dokumento
Ang daloy ng dokumento ay ang paggalaw ng mga dokumento sa pagitan ng mga punto ng paglikha ng impormasyon, mga punto sa pagpoproseso ng impormasyon, mga punto ng imbakan ng impormasyon at mga direktang gumagamit ng impormasyon. Ang mga daloy ng dokumento ay ibang-iba sa uri ng mga dokumento at sa kanilang nilalaman, mode at cyclicality, mga paraan ng paggalaw, atbp.
Ang mga daloy ng dokumento sa isang organisasyon (ibig sabihin, mga negosyo rin) ay nahahati ayon sa direksyon sa papasok at papalabas. Ang bawat uri ng daloy ay dapat na ihiwalay sa isa't isa upang maiwasan ang mga pagkakamali at kalituhan sa paggawa ng mga dokumento.
Ang daloy ng papasok na dokumento ay binubuo ng mga dokumentong dumarating sa organisasyon sa pamamagitan ng koreo, e-mail, na sadyang dinala (ng mga courier). Ang mga dokumento sa pasukan ay dapat pagbukud-bukurin, hindi kailangan - alisin sa basurahan. Ang mga kinakailangan o posibleng kinakailangang mga dokumento ay dapat na naitala sa mga journal (papel o elektroniko) na nagpapahiwatig ng petsa ng pagtanggap, ang pangalan ng dokumento at ang mga detalye nito (petsa ng dokumento, pangalan ng nagpadala, atbp.), ang yunit ng organisasyon kung saan ipinadala ang dokumento.
Palabas na daloy ng dokumento ay binubuo ng mga dokumentong ginawa atinisyu o pinoproseso ng organisasyon. Ang lahat ng mga papalabas na dokumento ay dapat na italaga ng isang serial number, sinusuri ang mga ito para sa pagkakaroon ng mga kinakailangang detalye at ang kanilang kawastuhan, dapat silang maitala sa mga journal na nagpapahiwatig ng petsa (bilang panuntunan, ito ang petsa kung kailan nilagdaan ang dokumento), ang papalabas na numero at ang code ng departamentong naghanda ng dokumento.
Kung imposibleng maproseso kaagad ang daloy ng dokumento (matalim na pagtaas nito), kailangang dagdagan ang bilang ng mga empleyado na nagpoproseso ng mga dokumento upang maiwasan ang mga pagkakamali at pagkaantala, na kadalasan ay napakamahal para sa organisasyon.
Maaaring ibang-iba ang mga uri ng daloy ng dokumento, depende ang lahat sa uri ng aktibidad ng organisasyon at sa mga pamamaraan ng trabaho nito.
Para sa malalaking organisasyon at negosyo, ang isang maayos na nakaayos na daloy ng dokumento ay kasinghalaga ng daloy ng mga materyales o produkto. Para sa malalaking daloy ng mga dokumento, kahit na ang mga dokumentaryo na teknolohikal na proseso ay binuo at inilalapat.
Ang konsepto ng panlabas at panloob na daloy ng dokumento
Bilang karagdagan sa papasok at papalabas na impormasyon sa isang organisasyon, panloob, i.e. impormasyong nilikha at ginagamit lamang sa loob ng organisasyon mismo. Ang impormasyong ito ay maaaring may isang tiyak na antas ng pagiging lihim at hindi magagamit sa publiko kahit na sa loob ng parehong departamento. Ang pagpapalitan ng mga liham sa pagitan ng mga departamento ng parehong organisasyon ay karaniwang hindi tinatanggap. Para sa dokumentaryong komunikasyon, ginagamit ang tinatawag na mga tala ng serbisyo (mga ulat, mga tala sa pagpapaliwanag, mga sertipiko) na nilagdaan ng mga pinuno ng mga departamento. Bilang karagdagan sa mga memo saang mga organisasyon ay nagpapatakbo ng mga order, tagubilin, sertipiko, teknikal na dokumentasyon at iba pang dokumentasyon.
Ang daloy ng panloob na dokumento para sa mga kadahilanang ito ay dapat na malinaw na kinokontrol upang ang lihim na impormasyon ay hindi mahulog sa mga pampublikong lugar, kahit na sa anyo ng mga sipi o bahagi. Samakatuwid, ang panloob na impormasyon ay hindi nilayon na lumampas sa organisasyon, at kung minsan ay lampas sa mga hangganan ng isang yunit. Sa kasong ito, ang naturang impormasyon ay inililipat mula sa departamento patungo sa departamento lamang na may pahintulot ng pinuno ng departamento at kinakailangang naitala sa panahon ng paghahatid (kahit sa archive ng organisasyon) sa mga espesyal na journal na nagpapahiwatig ng tatanggap at nagpapatunay sa kanyang awtoridad na tumanggap (pahintulot na magtrabaho kasama ang mga dokumento).
Mga parameter ng daloy ng dokumento
Ang daloy ng dokumento ay isang kumplikadong sistema na nailalarawan ng mga sumusunod na parameter:
- content (o kung anong mga function ang ginagawa nito);
- istraktura;
- mode at cyclicality;
- direksyon;
- volume;
- other.
Content o functionality
Ang parameter ng daloy ng dokumentong ito ay isang listahan ng mga dokumentong ginamit ng organisasyon at ang komposisyon ng impormasyong nakapaloob sa mga dokumentong ito. Ang halagang ito ay pare-pareho para sa isang maliit na bilang ng mga organisasyon na ang mga aktibidad ay napaka-espesipiko at pare-pareho sa paglipas ng panahon (karaniwan ay ang mga ito ay mga korte, archive, rehistro, at iba pang mga organisasyong hindi pang-produksyon). Para sa karamihan ng mga organisasyon, lalo na ang mga produksyon, ang daloy ng dokumento ay isang hindi pare-parehong halaga na nagbabagodepende sa iba't ibang pagbabago: uri ng aktibidad, mga kasosyo, teknolohiya, materyales, batas at iba pang mga kinakailangan sa pagbabago ng produksyon at pansamantalang pagbabago.
Istruktura ng daloy ng dokumento
Ang konsepto at istraktura ng daloy ng trabaho ay maaaring ilarawan sa pamamagitan ng mga tampok kung saan ibinibigay ang pag-uuri ng mga dokumento at ang kanilang pag-index, ang buong sistema ng oryentasyon ay nabuo sa reference apparatus ng mga dokumento ng organisasyon. Karaniwan, ang ganitong istraktura ay tumutugma sa uri at layunin ng daloy ng dokumento.
Mode and cycles
Tinutukoy ng mga parameter na ito ang mga pagbabago sa load ng impormasyong papasok sa paglipas ng panahon. Ito, halimbawa, ay isang matinding pagtaas sa dami ng trabaho kasama ang mga personal na file ng mga aplikante ng isang institusyong pang-edukasyon sa panahon ng admission campaign o kasama ang mga dokumento ng mga mag-aaral sa mga session at graduation.
Ang ganitong mga pagbabago ay nauugnay sa mga panloob na ritmo ng organisasyon at kadalasan ay medyo predictable at planado.
Mga pagbabago sa direksyon ng daloy ng dokumento
Ang mga pagbabagong ito ay nauugnay sa nilalaman ng gawain ng yunit ng pagpoproseso ng impormasyon. Ang mga ito ay mga pagkakaiba sa mga paraan ng pagrehistro ng mga dokumento, mga paraan ng pagsubaybay sa mga deadline para sa pagpapatupad ng mga dokumento, mga paraan ng pagkuha ng pamilyar sa kanila, at, lalo na, pag-apruba at koordinasyon ng iba't ibang mga dokumento. Ang mga pagbabago sa direksyon ng mga daloy ng dokumento ay maaapektuhan din ng mga panloob na pagbabago sa istruktura at direksyon ng mga organisasyon.
Dami ng daloy ng dokumento
Ang dami ng daloy ng dokumento ay ang halagamga dokumento (parehong orihinal at mga kopya), na maaaring ipahayag kapwa sa pamamagitan ng bilang ng mga dokumento sa kanilang sarili at sa bilang ng mga sheet, mga character, ang bilang ng mga gumaganap at mga tao kung kanino ang dokumento ay napagkasunduan. Halimbawa, ang bilang ng mga kasosyong organisasyon kung saan kailangan mong sumang-ayon sa isang kontrata, o kung saan kailangan mong lagdaan ito.
Kabilang sa workflow ng organisasyon ang kabuuang bilang ng mga dokumento sa lahat ng daloy.
Pagpapabuti ng trabaho sa mga daloy ng dokumento sa organisasyon
Upang mapabuti ang gawaing ito, kinakailangang pag-aralan ang buong proseso ng papeles, magtatag ng mga malinaw na rekomendasyon na ginagawang may kakayahang teknolohiya ang proseso: alisin ang pagdoble kapag nagtatrabaho sa mga dokumento, ibukod ang pag-apruba ng dokumento ng mga departamentong hindi nauugnay dito. Kung mas malaki ang daloy ng dokumento, mas maraming load ang administrative apparatus ng organisasyon, o hindi bababa sa karamihan nito.
Ang isa sa mga pangunahing punto ng pagpapabuti ng trabaho ng mga tauhan na may mga dokumento ay ang antas ng kanilang propesyonal na pagsasanay sa lahat ng yugto ng daloy ng dokumento, ang pinakamainam na workload ng mga tauhan, malinaw na regulasyon ng trabaho na may isang dokumento sa bawat departamento.
Ang regulasyon at standardisasyon na may malalaking daloy ng dokumento ay ginagawang posible na gumamit ng mekanisasyon at automation ng opisina, bawasan ang bilang ng mga empleyadong nagtatrabaho sa mga dokumento sa pinakamainam na bilang.
Sa kasamaang palad, ang impormasyon tungkol sa dami ng daloy ng dokumento ay kadalasang minamaliit dahil sa hindi perpektong paraan ng accounting.
Basicmga kinakailangan sa modernity para sa daloy ng dokumento
- Regularidad. Anumang kasikipan o pagkabigo sa daloy ng impormasyon sa aktibidad ng tao ay humahantong sa pagkagambala sa buong sistema sa kabuuan. Ang pagtaas sa dami ng mga dokumento ay dapat isaalang-alang at planuhin nang maaga.
- Pagiging kontrolin. Ang daloy ng impormasyon ay maaari at dapat pangasiwaan. Ang sistema ng opisina ay dapat na hindi lamang matatag, ngunit nababaluktot din sa pagpapatakbo; ang mga kawani ay dapat na bihasa sa lahat ng mga operasyon ng opisina.
- Patuloy na pagpapabuti ng kahusayan ng daloy ng trabaho sa pamamagitan ng rasyonalisasyon, mekanisasyon at automation ng paggawa.
- Regular na pagsasama-sama at pag-update ng mga mapa ng teknolohikal na ruta ng paggalaw ng mga dokumento na may mga indikasyon ng mga deadline, performer, atbp.
- Standardization ng mga dokumento, mga paraan ng pagproseso ng mga ito, wastong pag-archive, pagtatalaga ng mga lokasyon ng imbakan para sa bawat dokumento ay nagpapabilis sa paghahanap ng mga dokumento at nakikipagtulungan sa kanila.
