Sa iba't ibang lugar ng aktibidad ng mga indibidwal at legal na entity, ginagamit ang sistema ng pag-uuri ng dokumento na naaprubahan sa teritoryo ng Russian Federation. Ang pagsasama-sama, pag-iimbak, sirkulasyon at paggamit ng mga papel ay isinasagawa ng tulad ng isang disiplina bilang gawaing opisina. Sa artikulong ito pag-aaralan natin ang lahat ng aspeto nito. Isaalang-alang ang konsepto at pag-uuri ng mga dokumento, ang kanilang functionality at iba pang aspeto ng isyu.
Trabaho sa opisina: mga pangkalahatang probisyon
Upang magsimula, dapat tandaan na ang suporta sa dokumentasyon ay isang espesyal na lugar ng aktibidad, na binubuo sa disenyo, pagbuo, pag-iimbak at pagproseso ng mga papel. Nasa kung ano ang hitsura ng dokumento at ang impormasyon sa loob nito, kung paano ipinatupad ang organisasyon ng trabaho kasama nito, na ang pagiging maagap at kawastuhan ng paggawa ng isa o isa pang desisyon sa pamamahala, na may ilang antas ng kahalagahan, ay higit sa lahat ay nakasalalay. Isinasaalang-alang at sinasalamin ng mga papel ang mga aktibidad ng mga negosyo, kumpanya, kumpanya. Kaugnay nitoAng pag-iingat ng rekord ay nagsisilbing reseta ng batas. Sa proseso ng pag-audit, una sa lahat, ang mga dokumentong iyon na nagtatala ng mga aktibidad ng kumpanya ay sasailalim sa rebisyon.
Legislative Framework
Bago pag-aralan ang mga uri ng mga dokumento at pag-uuri ng mga ito, ipinapayong pamilyar ang iyong sarili sa balangkas ng pambatasan. Kaya, ang Pederal na Batas, na kumokontrol sa impormasyon at proteksyon nito, ay nagtatatag ng obligasyon na idokumento ang impormasyon at tumutukoy sa isang bilang ng mga pangunahing setting. Ang pinangalanang normative act ay inilaan din upang ayusin ang mga relasyon na nagmumula sa pag-unlad at kasunod na paggamit ng mga teknolohiya ng impormasyon. Dapat tandaan na ang mandatoryong dokumentasyon ay itinatag ng ibang mga batas. Sa partikular, tinutukoy ng Civil Code ng Russian Federation ang legal na balangkas para sa mga aktibidad at ang kaukulang pamamaraan para sa trabaho sa opisina. Ang Tax Code ng Russian Federation ay nagtatatag ng mga karaniwang papeles sa buwis, na bumubuo rin ng isa sa mga pag-uuri ng mga dokumento. Sa pamamagitan ng mga ito, ibinibigay ang accounting para sa komersyal na gawain ng mga indibidwal at organisasyon, gayundin ang pagiging maagap ng mga pagbabawas ng mga pagbabayad ng buwis at mga bayarin sa badyet ng estado.
Bukod dito, tinutukoy ng kasalukuyang Batas ang mga sample ng mga papel. Kaya, ang Civil Code ng Russian Federation ay nagbibigay ng mga kinakailangan para sa nilalaman at komposisyon ng mga constituent na kontrata, kasunduan, charter, at iba pa. Itinatag ng mga regulasyon ang mga anyo ng mga dokumentong iyon na ipapadala gamit ang iba't ibang paraan na ginagamit ngayon.
Pag-uuri ng mga RF na dokumento
Nararapat na tandaan na ang administratibong sistema ng gawaing pang-opisina ng Russian Federation ay may kasamang pag-uuri ng isang multi-level na kalikasan. Maipapayo na isaalang-alang ito nang mas detalyado. Ipinapalagay ng pangunahing pag-uuri ng mga dokumento ang pagkakaroon ng mga sumusunod na bahagi:
- Mga papeles sa organisasyon at administratibo. Maipapayo na isama dito ang mga desisyon, protocol, tagubilin, charter, order, probisyon.
- Mga papel na reperensiya at impormasyon na kasama sa pag-uuri ng mga dokumentong may pangkalahatang katangian. Pinag-uusapan natin ang tungkol sa mga sertipiko, memorandum, akto, telegrama, liham at iba pa.
- Ayon sa mga tauhan. Mahalagang tandaan na ang pag-uuri na ito ng mga dokumento ay kinabibilangan ng mga pahayag, work book, katangian, kontrata, order, atbp.
Ito ay kaugalian na iisa ang mga uri ng mga dokumento bilang indibidwal, template at pamantayan. Binubuo ng mga ipinakitang sample ang kanilang pag-uuri ng mga dokumento ayon sa layunin.
Iba pang uri ng mga dokumento
Kapaki-pakinabang na malaman na ang mga dokumento ay maaaring simple o kumplikado sa nilalaman. Ang pag-uuri ng mga dokumento ng accounting sa lugar ng pagtanggap ay nagpapahiwatig ng pagkakaroon ng panlabas at panloob na mga papeles. Sa paghusga sa pinagmulan, nakikilala nila ang personal at opisyal na mga dokumento. Ayon sa buhay ng istante, kaugalian na pag-uri-uriin ang mga mahalagang papel sa mga permanenteng, pati na rin ang higit o mas mababa sa 10 taon. Alinsunod sa tanda ng publisidad, isang espesyal na pag-uuri ng mga dokumento ng regulasyon ang pinagtibay, na nagpapahiwatig ng pagkakaroon ng mga lihim at hindi lihim na mga papeles. Dapat idagdag na ang unang grupo ay may kasamang kumpidensyal at ganapmga sikretong dokumento. Ayon sa paraan ng pag-record, kaugalian na makilala sa pagitan ng tunog, sulat-kamay, electronic, graphic, photographic at mga materyales sa pelikula, at iba pa. Ang huling pagpapangkat ay tinatawag ding pag-uuri ng mga dokumento ayon sa mga feature.
Mga agaran at hindi agarang dokumento
Maaaring uriin ang mga seguridad sa madalian at hindi agaran. Ayon sa mga yugto, kaugalian na makilala ang mga draft, extract, orihinal (sa madaling salita, orihinal), pati na rin ang mga kopya. Ang mga dokumento ng estado ay kasama sa isang hiwalay na kategorya. Alinsunod sa kasalukuyang batas, ang mga awtorisadong istruktura ay naglalabas ng mga tagubilin, kautusan, tagubilin, kautusan, resolusyon, kautusan at desisyon.
Pangunahing dokumentasyon
Irerekomendang isaalang-alang ang isang medyo malaking kategorya ng mga pangunahing dokumento nang hiwalay. Kabilang dito ang mga papel na may background na impormasyon na nakuha sa proseso ng pananaliksik, pag-unlad, pagmamasid at iba pang mga aktibidad sa lipunan. Dapat tandaan na ang pangunahing dokumentasyon sa departamento ng accounting ay nabuo sa panahon ng pagpapatupad ng mga pagpapatakbo ng kahalagahan sa ekonomiya. Ito ay nagsisilbing katibayan o ebidensya ng ilang mga katotohanan na natanto na. Kasama sa pangkat ng mga mapagkukunang papel, halimbawa, mga sertipiko, akto, mga invoice, warrant, at iba pa. Para sa karamihan sa kanila, inaprubahan ang mga espesyal na pinag-isang form. Halimbawa, hanggang ngayon, ang mga espesyal na anyo ng mga dokumento ay naitatag para sa accounting para sa mga operasyon ng kalakalan, fixed asset, cash settlements at paggawa.
Mga detalye ng dokumento
Kung walang pinag-isang form para sa isang partikular na papel, isang panloob na form ang nabuo sa kumpanya. Gayunpaman, sa anumang kaso, ang ilang mga detalye ay dapat na naroroon:
- Pangalan ng dokumento.
- Petsa ng compilation.
- Pangalan ng organisasyon.
- Ang esensya ng pagpapatakbo ng kahalagahang pang-ekonomiya.
- Pagsusukat ng mga device.
- Listahan ng mga empleyadong kumikilos bilang responsable.
- Mga personal na lagda ng mga awtorisadong empleyado.
Internal na gawain sa opisina
Alinsunod sa mga tagubilin ng pamamahala ng istraktura at sa inisyatiba ng mga pinuno ng mga independiyenteng departamento, ang pagbuo ng iba't ibang mga probisyon ay may kaugnayan. Kasama sa pagpapangkat ng mga papel na ito ang mga pamantayan at indibidwal na gawain. Dapat pansinin na ang nilalaman ng huli ay pangunahing nauugnay sa mga yunit ng pamamahala, departamento, workshop na bahagi ng istraktura ng organisasyon ng kumpanya. Ang karaniwang dokumentasyon, bilang panuntunan, ay may kinalaman sa mga workshop ng pangunahing produksyon.
Kailangan mong malaman na ang draft na regulasyon ay nabuo ng kontratista, pagkatapos ay napagkasunduan ito sa legal na departamento ng kumpanya. Kung ang mga pagtutol o komento ay lumitaw, ang mga ito ay nakasaad sa isang hiwalay na papel o sa pangalawang kopya ng kasalukuyang isa. Ang pangunahing gawain ng isang administratibong kalikasan sa negosyo ay ang pagkakasunud-sunod ng direktor. Sa tulong ng dokumentong ito, ang pamamaraan para sa aktibidad ng istraktura, mga desisyon at mga tagubilin, iba't ibang uri ng mga kaganapan, ang mga resulta ng trabaho o ang mga resulta ng mga pag-audit ay maaaring iguhit.
Ulat, paliwanag at tala ng serbisyo
Ang memorandum ay isang dokumentong nagsasaad ng isang partikular na katotohanan o isyu, konklusyon o panukala. Ito ay nagkakahalaga ng pag-alam na maaari itong ipadala sa pamamahala ng organisasyon o isang mas mataas na istraktura. Ang isang memo ay dapat na maunawaan bilang isang uri ng liham, isa sa mga anyo ng panloob na uri ng sulat sa isang kumpanya. Bilang isang patakaran, ipinapadala ito mula sa mga dibisyon ng istruktura sa ganap na sinumang addressee ng kumpanya. Ang pagbubukod dito ay direktang patnubay. Dapat tandaan na ang isang memo ay maaari ding ipadala ng isang partikular na opisyal ng kumpanya. Ang pinangalanang dokumento ay maaaring tukuyin bilang nagbibigay-kaalaman, maagap o pag-uulat.
Ang isang paliwanag na tala ay dapat isaalang-alang bilang isang papel na nagsisilbing paliwanag sa nilalaman ng ilang mga probisyon ng pangunahing gawain (programa, ulat, plano). Bilang karagdagan, maaari niyang ipaliwanag ang mga dahilan ng hindi pagtupad sa mga tagubilin mula sa pamunuan o paglabag sa disiplina.
Mga Tagubilin
Ang mga tagubilin ay kasalukuyang inuri sa dalawang pangkat. Ang mga dokumento na kasama sa unang kategorya ay kumokontrol sa pamamaraan para sa pagsasagawa ng isang partikular na proseso sa isang negosyo, kung saan nakikilahok ang mga opisyal, dibisyon, at iba pa. Dapat tandaan na ang mga paglalarawan ng trabaho (ang pangalawang grupo) ang tumutukoy sa mga karapatan, tungkulin, responsibilidad at pag-andar ng mga partikular na empleyado. Ang mga papel na ito ay maaaring magsilbi bilang isang paliwanag ng pamamaraan ayon sa kung saan ang mga tagubilin ng mga utos at batas (mga kautusan, mga kautusan, atbp.) ay dapat isagawa. Dapat itong idagdag na mga paglalarawan ng trabahomaaaring may fixed o permanenteng tagal. Gayunpaman, ang mga permanenteng seguridad ay sinusuri at sinusuri bawat 3-5 taon pa rin.
Konklusyon
Kaya, isinasaalang-alang namin ang konsepto, ang mga pangunahing klasipikasyon ng mga seguridad at iba pang aspeto ng paksa. Sa konklusyon, dapat tandaan na ngayon ang trabaho sa opisina sa teritoryo ng Russian Federation ay isang medyo binuo na kategorya. Sa kasalukuyang yugto ng buhay ng tao, kasama sa aktibidad na ito ang pagtiyak ng karampatang at napapanahong pagbuo ng mga kinakailangang dokumento, pati na rin ang pag-aayos ng trabaho na may mga kilos (ibig sabihin, pagtanggap, pagpapadala, pagproseso, paghahanda, pagkontrol, pag-iimbak, pagrehistro, pag-systematize, paghahanda para sa pag-archive at pagsira). Ang regulasyon ng teknolohiya ng opisina ay ipinatupad alinsunod sa ilang mga lugar. Maipapayo na isama ang standardisasyon, regulasyong pambatasan, gayundin ang pagbuo ng mga legal at regulasyon at metodolohikal na mga aksyon na may kahalagahan sa bansa.
Sa isang paraan o iba pa, ang organisasyon at ang kasunod na pag-iingat ng talaan ay nangangailangan ng obligadong pagkakaroon ng mga espesyal na kasanayan at propesyonal na kaalaman. Kaya, para sa pagpapatupad ng gawaing ito sa mga kumpanya, ang mga naaangkop na departamento o serbisyo ay nilikha. Kapansin-pansin na sa mga maliliit na kumpanya, ang mga sekretarya ay nakikibahagi sa mga gawain sa opisina, at ang mga empleyado na pinahintulutan ng pinuno ay may pananagutan para sa estado ng mga dokumento ng negosyo. Sa anumang kaso, ang bawat pagpapangkat ng mga dokumento ay dapat magkaroon ng kanilang lugar. Karaniwan ang mga ito ay naka-imbak sa mga espesyal na cabinet na hindi masusunog. AtSa wakas, ang mga empleyado ay maaaring sumailalim sa aksyong pandisiplina para sa hindi wastong pag-iingat ng rekord. Dapat itong tandaan kapag naglalapat ng kaalaman sa pagsasanay.
