Ang panloob na kontrol at pag-audit ay dapat ipagmalaki sa anumang kumpanyang may limitadong mapagkukunan at ayaw mabangkarote. Sa kalakhan ng Russia, ang aspetong ito ay hindi nawawala ang kaugnayan nito kapwa sa pambatasan at institusyonal at propesyonal na mga termino. Kaya ano ang internal audit organization?
Pagharap sa terminolohiya
Ating bigyang pansin ang mga pangunahing konsepto at una sa lahat susuriin natin kung ano ang internal audit. Ginagamit ang pariralang ito upang tukuyin ang mga aktibidad na kinokontrol ng mga panloob na dokumento ng organisasyon upang makontrol ang iba't ibang aspeto ng gawain ng istruktura at mga yunit ng pamamahala, na isinasagawa ng mga kinatawan ng awtorisadong katawan sa loob ng itinatag na balangkas.
Ang huling mamimili ng impormasyon ay maaaring isang lupon ng mga direktor, isang pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder o miyembro ng isang kumpanya, isang executive body, at iba pa.
Ang layunin na hinahabol ay tulungan ang management link na epektibong makontrol ang iba't ibang elemento ng system. Ang pangunahing gawain -magbigay ng maaasahang impormasyon sa iba't ibang isyu na interesado. Ang mga panloob na auditor ay gumaganap ng mga pangkalahatang tungkulin:
- Tasahin ang kasapatan ng (mga) control system. Nangangahulugan ito ng pagsasagawa ng mga pagsusuri sa mga link, pagbibigay ng makatwiran at makatwirang mga panukala na naglalayong alisin ang mga natukoy na pagkukulang, pati na rin ang paghahanda ng mga rekomendasyon upang mapataas ang kahusayan sa pamamahala.
- Pagsusuri ng pagganap. Ipinahihiwatig nito ang pagtatanghal ng mga pagtatasa ng eksperto para sa iba't ibang aspeto ng paggana ng mga organisasyon, pati na rin ang pagbibigay ng mga makatuwirang panukala sa mga tuntunin ng kanilang pagpapabuti.
Pagkakaiba-iba ng mga species
Ano ang maaaring maging internal audit system? Highlight:
- Functional na audit ng (mga) management system. Isinasagawa ito upang masuri ang pagiging produktibo at kahusayan ng anumang seksyon ng aktibidad sa ekonomiya.
- Cross-functional na pag-audit. Tinataya ang kalidad ng pagganap ng iba't ibang gawain, gayundin ang pagkakaugnay at pakikipag-ugnayan sa bansa.
- Pag-audit ng organisasyon at teknolohikal ng (mga) management system. Ito ay ipinapakita sa paggamit ng kontrol sa iba't ibang mga link. Lahat ng may kaugnayan sa pamamahala ay interesado. Ang partikular na atensyon ay ibinibigay sa teknolohikal at/o organisasyonal na katwiran.
- Pag-audit ng mga aktibidad. Ito ay nagsasangkot ng pagsasagawa ng isang layunin na survey at isang komprehensibong pagsusuri ng lahat ng mga lugar ng trabaho at patuloy na mga proyekto upang matukoy ang mga pagkakataon para sa pagpapabuti. Bukod sa,maaaring ilunsad ang pagpapatunay ng mga elementong nag-uugnay sa organisasyon sa panlabas na kapaligiran. Kasama sa mga halimbawa ang mga propesyonal na koneksyon, larawan, at iba pa. Dito, nahaharap ang mga auditor sa tanong ng paghahanap ng mga kalakasan at kahinaan ng gawain ng organisasyon at pagtatasa ng katatagan ng posisyon nito sa mga sistemang mas mataas ang pagkakasunud-sunod at ang mga prospect para sa pag-unlad at paglago.
- Kung sabay-sabay na isinasagawa ang pag-audit sa apat na naunang punto, itinalaga ito bilang komprehensibong pag-audit ng sistema ng pamamahala ng organisasyon.
- Pagsusuri para sa pagsunod sa mga regulasyon. Sa kasong ito, ito ay itinatag kung ang mga batas, regulasyon at tagubilin ng mga katawan ng pamamahala ng istraktura ng organisasyon ay sinusunod.
- Tinitingnan ang pagiging angkop. Ito ay nagpapahiwatig ng paggamit ng kontrol sa mga aktibidad ng mga opisyal sa mga tuntunin ng kanilang pagiging makatwiran, pagiging makatwiran, pagiging angkop, pagiging kapaki-pakinabang, bisa ng kanilang mga desisyon.
Teoretikal na aspeto ng pagbuo ng system
Kaya isinaalang-alang namin ang mga teoretikal na punto. Ngunit paano nabuo ang internal audit service? Sa una, ang administrasyon ay bubuo ng patakaran at mga executable na pamamaraan ng kumpanya. Ngunit hindi sila palaging mauunawaan ng mga tauhan, kadalasan ay binabalewala lamang nila ang mga ito, at kung minsan ang mga tagapamahala ay walang sapat na oras upang suriin at makita ang mga pagkukulang sa isang napapanahong paraan. Ito ay para sa layuning ito na ang panloob na serbisyo sa pag-audit ay ginagawa. Ang kanilang gawain ay tulungan ang mga tagapamahala sa mga usapin ng kontrol, magbigay ng proteksyon laban sa pang-aabuso sa opisina at mga pagkakamali, tukuyin ang mga lugar na may panganib at trabaho.sa pag-aalis ng mga pagkukulang o pagkukulang sa hinaharap. Bilang karagdagan, makakatulong sila na matukoy at maalis ang mga kahinaan sa mga sistema ng pamamahala. Ang lahat ng ito ay dapat na talakayin sa pinakamataas na awtoridad, kung saan ang impormasyon ay kinokolekta.
Mga yugto ng pagbuo ng system
Sabihin nating kailangan nating tiyakin ang mataas na kalidad at kumpletong internal audit sa enterprise. Para magawa ito, dapat kang magsaayos ng maraming yugto na proseso, na kinabibilangan ng mga sumusunod na hakbang:
- Kritikal na pagsusuri na sinusundan ng paghahambing ng naunang tinukoy na mga layuning pang-ekonomiya ng paggana ng organisasyon, diskarte at taktika ng istruktura, ang pinagtibay na kurso ng aksyon, mga pagkakataon.
- Pagbuo at pagkatapos ay pagdodokumento ng pinahusay na konsepto ng negosyo na sumasalamin sa lahat ng pangangailangan at pangangailangan. Dapat din itong magbigay ng isang hanay ng mga hakbang na magpapahintulot na ito ay matagumpay na maipatupad at mabuo sa hinaharap. Bilang karagdagan, ito ay kinakailangan upang bigyang-pansin ang pinakamahalagang mga punto. Para sa kanila, maaaring maghanda ng hiwalay na mga probisyon na makakaapekto sa mga tauhan, accounting, supply, marketing, innovation, produksyon at teknolohiya, mga patakaran sa pananalapi at pamumuhunan. Dapat ay nakabatay ang mga ito sa malalim na pagsusuri ng bawat elemento at piliin ang mga pinakaangkop na opsyon para sa organisasyon.
- Pagsusuri ng pagiging epektibo ng kasalukuyang istraktura na may kasunod na pagsasaayos. Binubuo ang isang probisyon na nakakaapekto sa istruktura ng organisasyon, kung saan kinakailangan na ilarawan ang lahat ng mga link ng organisasyon, na nagpapahiwatig ng administratibo, functional at methodologicalsubordination, mga lugar ng aktibidad, mga tungkulin na isinagawa, mga regulasyon ng mga relasyon. Gumagawa din ng workflow scheme.
- Pagtatatag ng internal audit unit.
- Pagbuo ng mga karaniwang pamamaraan. Nagbibigay para sa paglikha ng mga pormal na tagubilin para sa kontrol ng mga partikular na transaksyon sa ekonomiya at pananalapi. Kinakailangan ang mga ito para sa pagtatasa ng antas ng kalidad (pagkakatiwalaan) ng impormasyon, epektibong pamamahala ng mapagkukunan at pag-streamline ng mga ugnayan sa pagitan ng mga espesyalista.
Bakit kailangan ang internal control at audit?
Ang pagiging angkop ng naturang desisyon ay maaaring ipahayag sa mga sumusunod na theses:
- Pinapayagan ang executive body na tiyakin ang epektibong kontrol sa mga indibidwal na dibisyon ng organisasyon.
- Ang mga naka-target na pagsusuri at pagsusuri na isinagawa ng mga auditor ay ginagawang posible upang matukoy ang mga reserbang produksiyon at maglatag ng pundasyon para sa pagtaas ng kahusayan, gayundin ang mga pinaka-promising na lugar ng pag-unlad.
- Ang mga espesyalista na nasa balikat ang paggamit ng kontrol ay kadalasang nagsasagawa ng mga tungkuling pagpapayo kaugnay ng accounting at mga serbisyong pinansyal at pang-ekonomiya, gayundin ang mga opisyal ng pangunahing organisasyon, mga sangay at subsidiary nito.
Sa ganitong mga kaso, bilang panuntunan, isang pangkalahatang pamamaraan ang ginagamit upang matiyak ang maximum na saklaw at pagiging epektibo. Parang ganito:
- Ang partikular na hanay ng mga isyu na tutugunan ng internal audit department ay natukoy at malinaw na tinukoy. Para sa kanila, isang sistema ng mga layunin ay nilikha, naaayonpatakaran ng kumpanya.
- Ang mga pangunahing function na kinakailangan upang makamit ang mga layunin ay tinutukoy.
- Pagsasama-sama ng parehong uri ng mga indicator sa mga grupo, at paggawa sa kanilang batayan ng mga istrukturang unit na dalubhasa sa kanilang pagproseso, pagpapatupad at tagumpay.
- Ang isang scheme ng relasyon ay binuo na tumutukoy sa mga tungkulin, karapatan at responsibilidad. Kailangan itong ayusin para sa bawat yunit ng istruktura, na nagdodokumento ng resulta sa mga regulasyon at paglalarawan ng trabaho.
- Ang koneksyon ng lahat ng elemento ng system sa iisang kabuuan. Pagpapasiya ng katayuan ng organisasyon.
- Pagsasama ng internal audit department sa iba pang bahagi ng istruktura ng pamamahala ng enterprise.
- Pagbuo ng mga panloob na pamantayan sa trabaho.
Pagkatapos nito, maaari nating pag-usapan ang pagsasagawa ng internal audit.
Tungkol sa mga prinsipyo at kinakailangan
Ano ang kailangang gawin para makakuha ng mahusay na sistema? Para magawa ito, kinakailangan upang matiyak ang pagsunod sa mga sumusunod na punto:
- Ang prinsipyo ng responsibilidad. Nakasaad dito na kapag may panloob na pag-audit, ang tao (grupo ng mga tao) na nagsasagawa ng pag-audit ay dapat magkaroon ng pananagutan sa disiplina, administratibo at pang-ekonomiya para sa hindi wastong pagganap ng kanilang mga tungkulin.
- Ang prinsipyo ng balanse. Inextricably linked sa nauna. Ito ay nagsasaad na ang auditor ay hindi maaaring bigyan ng mga function ng kontrol nang hindi nagbibigay ng paraan upang maisakatuparan ang mga ito. Gayundin, walang dagdag na dapat ibigay na hindi gagamitin sa aktibidad sa trabaho.
- Ang prinsipyo ng napapanahong pag-uulat ng mga paglihis. Sinabi niya na ang anumang karagdagang impormasyon na ibinunyag sa panahon kung kailan isinasagawa ang isang panloob na pag-audit ay dapat ilipat sa link ng pamamahala sa lalong madaling panahon. Kung hindi natutugunan ang pangangailangang ito at lumalala ang mga hindi kanais-nais na paglihis, mawawala ang mismong kahulugan ng kontrol.
- Prinsipyo ng pagsusulatan sa pagitan ng pinamamahalaan at namamahala na mga sistema. Nakasaad dito na ang control system ay dapat na may sapat na kakayahang umangkop upang payagan ang epektibo at sapat na pag-verify ng data.
- Ang prinsipyo ng pagiging kumplikado. Sinasabi nito na ang ganap na internal na kontrol at pag-audit ay dapat sumaklaw sa mga bagay na may iba't ibang uri.
- Ang prinsipyo ng paghihiwalay ng mga tungkulin. Nagbibigay ito ng paghahati-hati ng mga tungkulin sa pagitan ng mga espesyalista sa paraang mababawasan nila ang pag-abuso sa kapangyarihan at hindi pinapayagan ang mga indibidwal na itago ang mga problemang katotohanan.
- Ang prinsipyo ng pag-apruba at pahintulot. Isinasaad nito na ang pormal na koordinasyon ng lahat ng patuloy na operasyon sa pananalapi at pang-ekonomiya ng mga nauugnay na opisyal sa loob ng kanilang mga kapangyarihan ay dapat matiyak.
Mga Pangunahing Kinakailangan para sa Tagumpay
Nasaklaw na namin nang maayos ang internal audit. Ang mga katangiang kailangan para mapataas ang antas ng kahusayan ay:
- Claim sa paglabag. Nagbibigay ng pangangailangang lumikha ng mga partikular na kundisyon na naglalagay sa organisasyon o sa empleyado nito (kanilang grupo) sa isang dehado at nagpapasigla sa pag-aalis ng mga paglihis.
- Pag-iwas sa sobrang konsentrasyon ng mga pangunahing kontrol sa isang tao na maaaring humantong sa maling pag-uulat at/o pang-aabuso.
- Nangangailangan ng interes ng administrasyon. Dapat matiyak ang patas at mutual na pagtutulungan ng mga opisyal ng kontrol at pamamahala.
- Kailangan para sa pagiging angkop (katanggap-tanggap) ng pamamaraang panloob na kontrol. Ibinibigay na ang mga layunin at layunin ay dapat na makatwiran at kapaki-pakinabang, pati na rin ang pamamahagi ng mga function na isinagawa.
- Ang pangangailangan para sa patuloy na pagpapabuti at pag-unlad. Sa paglipas ng panahon, kahit na ang pinaka-advanced na mga pamamaraan ay nagiging lipas na. Samakatuwid, ang system ay dapat na flexible at iniangkop sa mga bagong gawain, kahit na may mga pagsasaayos.
- Priyoridad na kinakailangan. Ang kontrol sa mga menor de edad na operasyon ay hindi dapat makagambala sa talagang mahahalagang gawain.
- Pagbubukod ng mga hindi kinakailangang hakbang sa pagkontrol. Kinakailangang isaayos ang mga aktibidad nang makatwiran, nang hindi gumagasta ng karagdagang pondo at paggawa.
- Iisang responsibilidad na kinakailangan. Ang pangangailangan para sa pagkilos at pagmamasid ay dapat mula sa isang sentro (indibidwal o partikular na grupo).
- Ang kinakailangan ng regulasyon. Ang pagiging epektibo ng internal na sistema ng pangangasiwa ay direktang nakasalalay sa kung ano at gaano karaming mga problema ang nakita ng dokumentasyon ng regulasyon.
- Kailangan para sa potensyal na pagpapalit ng functional. Kung ang isang internal control entity ay pansamantalang umatras mula sa proseso ng pagsusuri, hindi ito dapat makaapekto nang masama sa mga pamamaraan o makagambala sa mga aktibidad.
Sa kahusayan at pagiging epektibo
Kapag inihambing ang panlabas at panloob na pag-audit, dalawang makabuluhang kampo ang nabuo, bawat isa ay may sariling pananaw sa kung ano ang pinakaangkop. Sinusuportahan nila ang kanilang mga posisyon sa medyo mabibigat na argumento. Kaya, ang isang mahusay na panloob na pag-audit ay maaaring batay sa kaalaman sa mga panloob na mekanismo sa organisasyon at tukuyin ang maraming potensyal na mapanganib o promising na mga punto, habang ang paglahok ng mga panlabas na espesyalista ay nagbibigay-daan sa pagliit ng personal na pakikiramay at pagtiyak ng kawalang-kinikilingan ng pag-audit. Sa pangkalahatan, ang bawat organisasyon, depende sa mga pangyayari, ay gumagawa ng independiyenteng pagpapasya tungkol sa kung kaninong mga serbisyo ang gagamitin, ngunit nasa mga tagapamahala ang pagbutihin ang resulta ng kanilang trabaho.
Paano pagbutihin ang pagganap ng internal control?
Lahat tayo ay nagnanais ng higit na may kaunting mapagkukunan. Posible bang isaalang-alang ang proseso ng panloob na pag-audit at dagdagan ang pagiging epektibo nito? medyo. Ano ang kailangang gawin para dito? Ang pinakasimpleng opsyon ay ang pagbuo ng mga etikal na pamantayan at mga propesyonal na pamantayan. Kung sapat ang mga ito, ang isa sa kanilang pagsunod ay magbibigay-daan upang makamit ang mataas na kalidad ng trabaho.
Bukod dito, dapat na pana-panahong i-audit ng senior management ang internal control system. Ano ang dapat gawin ng mga inspektor? Ano ang kanilang ideal na larawan? Ang Institute of Internal Auditors ay tumatakbo sa Estados Unidos mula noong 1941. Sa Russian Federation, ang istraktura na ito ay nagsisimula pa lamang na lumitaw, kaya ginagamit namin ang karanasan ng mga dayuhang kasamahan. Institute of Internal Auditorsnaglabas ng ilang dokumento ng rekomendasyon, kung saan ang pangunahing taya ay nasa:
- Pagsasarili. Ang walang kinikilingan na pagganap ng kanilang mga tungkulin at ang pagpapahayag ng mga layunin na paghatol ay ipinahiwatig. Kasabay nito, hindi mo kailangang umasa sa mga paghatol ng mga kasamahan.
- Objectivity. Ang puntong ito ay sumusunod nang direkta mula sa nauna. Ang Objectivity ay nangangailangan na ang gawain ay gawin nang may kasanayan at integridad. Kapag nag-compile ng isang ulat, dapat malinaw na ihiwalay ng espesyalista ang katotohanan mula sa haka-haka.
- Loy alty. Ipinahihiwatig nito na ang mga panloob na auditor ay hindi dapat sadyang gumawa ng hindi naaangkop o ilegal na mga aktibidad na maaaring maging sanhi ng pagkasira ng mga resulta.
- Responsibilidad. Ipinapalagay na ang espesyalista ay dapat gumanap ng trabaho sa loob lamang ng kanilang mga kakayahan at propesyonal na kakayahan. Dapat din siyang managot sa kanyang mga aksyon.
- Privacy. Dapat mag-ingat sa paggamit ng impormasyong na-access sa panahon ng tungkulin.
Huling halimbawa
Iyon na ang katapusan ng artikulo. Tiningnan na natin kung ano ang internal audits. Ang isang halimbawa ay magpapatatag sa kaalamang natamo. Sabihin nating mayroon tayong istrukturang komersyal. Biglang nagsimulang maitala ang pagbaba ng kita, bagaman hindi nagbago ang workload at turnover. Upang malaman ang dahilan, magsisimula ang isang panloob na pag-audit sa pananalapi. Sa una, mayroong isang kakilala sa dokumentasyon na naglalarawan sa paggalaw ng mga pondo,operasyon at iba pa. Ang kawastuhan ng disenyo at ang kawalan ng mga palatandaan ng pamemeke ay pinag-aaralan. Kung sa kasong ito ay walang mahahanap na kahina-hinala, pagkatapos ay ang panloob na pag-audit sa pananalapi ay nagpapatuloy sa yugto ng pagkakasundo ng totoong sitwasyon at ang sitwasyon na ipinapakita sa dokumentasyon. Bilang halimbawa, sinusuri nito sa bodega kung talagang umiiral ang mga ipinahiwatig na materyales, blangko, piraso ng kagamitan. Ang pansin ay binabayaran din sa mga consumable. Kaya, kung ang isang kotse ay naglalakbay ng 100 kilometro sa isang araw at sa parehong oras ay namamahala na gumastos ng 50 litro ng gasolina, ito ay dapat na kahina-hinala. Kinakailangang maingat na pag-aralan ang lahat ng posibleng aspeto ng paglitaw ng mga kakulangan, basura at pagnanakaw. Sa pagkumpleto ng isang panloob na pag-audit, ang dokumentasyon ay dapat na agad na isumite sa nakatataas na pamamahala upang maiwasan ang paglala ng mga natukoy na isyu at upang mapadali ang pagpapatibay ng sapat na agarang pagkilos sa pagwawasto.
